Hay pocas cosas más frustrantes que trabajar bien, entregar a tiempo y no cobrar. Aproximadamente 1 de cada 3 autónomos en España sufre impagos cada año, y el importe medio supera los 2.000 €.
La buena noticia es que la mayoría de impagos se pueden recuperar si actúas con método. En esta guía te explico el protocolo completo: cómo reclamar, con qué plazos, qué emails enviar (con plantillas) y cómo prevenir que vuelva a pasar.
1. Antes de reclamar: revisa tu factura
Antes de ponerte en modo reclamación, asegúrate de que:
- La factura tiene todos los datos correctos (NIF, dirección, concepto).
- El plazo de pago está claro en la factura o el contrato.
- Has entregado el trabajo acordado y el cliente lo ha aceptado por escrito o por email.
- No ha habido ninguna disputa sobre el trabajo realizado.
Si tienes dudas sobre el trabajo o el cliente alega defectos, primero resuelve eso. Si no, la reclamación puede volverse en tu contra.
2. El protocolo de reclamación (paso a paso)
Día 1-3 después del vencimiento: recordatorio amistoso
Es normal que se olviden. Un email recordatorio amable suele resolver el 50% de los casos.
Hola [nombre],
Espero que todo vaya bien. Te escribo para recordarte que la factura [número] por un importe de [importe] € venció el [fecha].
Si ya has hecho la transferencia, ignora este mensaje. Si no, te agradecería que pudieras hacerla esta semana.
Aquí tienes los datos de nuevo: [datos bancarios].
¡Gracias!
[Tu nombre]
Día 7-10: recordatorio con tono más formal
Si no han pagado tras el primer email, pasa a un tono más formal pero aún cordial.
Hola [nombre],
Te escribo de nuevo porque la factura [número] por un importe de [importe] € sigue pendiente de pago. Venció hace [días] días.
Si tienes alguna duda sobre la factura o hay algún problema, avísame y lo resolvemos. En caso contrario, te pido que hagas el pago esta semana o me indiques una fecha concreta.
Quedo a la espera de tu respuesta.
[Tu nombre]
Día 15-20: reclamación formal con plazo
Aquí ya dejas claro que vas en serio. Menciona el interés de demora (7% legal + margen comercial) y la posibilidad de reclamación judicial.
Estimado [nombre],
Esta es una reclamación formal de pago de la factura [número], emitida el [fecha] y vencida el [fecha], por un importe total de [importe] €.
A esta cantidad se añaden los intereses de demora devengados desde la fecha de vencimiento, según la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad.
Te concedo un plazo de 7 días hábiles para hacer efectivo el pago. Si no recibo respuesta en este plazo, iniciaré las acciones legales oportunas, incluyendo el proceso monitorio, con las costas judiciales a tu cargo.
Quedo a la espera de tu respuesta inmediata.
[Tu nombre]
3. La vía judicial: cómo funciona el proceso monitorio
Si no pagan tras la reclamación formal, puedes reclamar judicialmente con el proceso monitorio.
¿Qué es?
Es un procedimiento rápido para reclamar deudas con documentación clara (facturas, contratos). No necesitas abogado ni procurador si la deuda no supera los 2.000 €.
¿Cómo se hace?
- Se presenta una solicitud en el Juzgado de Primera Instancia del domicilio del deudor.
- El juez requiere al deudor el pago en 20 días.
- Si el deudor paga: se acaba.
- Si el deudor no paga: se puede embargar bienes o cuentas.
- Si el deudor se opone: se abre un juicio ordinario (más complejo).
¿Cuánto cuesta?
- Para deudas < 2.000 €: solo la tasa judicial (~100 €).
- Para deudas > 2.000 €: abogado y procurador (500-1.000 € mínimo).
Importante: Si ganas, es el deudor quien paga las costas. Si pierdes, pierdes dinero. Valora coste/beneficio antes de ir a juicio.
4. Cómo prevenir impagos (mejor que reclamar)
Antes de empezar el trabajo
- Contrato firmado: siempre. Con alcance, plazos y condiciones de pago claras.
- Anticipo del 30-50%: para proyectos largos, cobra la mitad por adelantado.
- Verifica al cliente: busca su empresa en Google, mira si tiene reseñas, si otros freelances han tenido problemas.
- Condiciones de pago claras: 15 días, 30 días... y con intereses de demora si se pasa.
Durante el trabajo
- Entregas parciales: no entregues todo el trabajo sin haber cobrado nada. Vincula entregas a pagos.
- Comunicación por escrito: todos los acuerdos por email para tener constancia.
- Documenta todo: guarda los emails, versiones, aprobaciones.
Al facturar
- Factura detallada: concepto claro, importe correcto, plazo de pago visible.
- Envía la factura el mismo día que entregas el trabajo.
- Añade intereses de demora: si lo pones en la factura, puedes reclamarlos legalmente.
5. Intereses de demora: qué puedes reclamar
La Ley 3/2004 establece que en operaciones comerciales puedes aplicar intereses de demora. Para 2026, el tipo es:
- Tipo legal de demora: 7% anual mínimo.
- Si en tu factura pones un tipo mayor: puedes reclamar el que hayas pactado.
- Si no pones nada: se aplica el 7% legal desde el día siguiente al vencimiento.
Además, si es una operación comercial (empresa a empresa), puedes reclamar una indemnización fija de 40 € por gastos de cobro.
6. Errores que debes evitar
- Esperar demasiado: cuanto antes reclames, más probable es cobrar.
- No documentar la reclamación: guarda copia de todos los emails enviados.
- Bajar el importe para "llegar a un acuerdo": si tienes razón, no regales tu trabajo.
- No poner intereses en la factura: si no lo pones, pierdes el derecho a reclamarlos.
- Ir directo a juicio sin reclamar antes: los jueces valoran que hayas intentado el cobro amistoso.
- Poner denuncias públicas: cuidado con las reseñas negativas o redes sociales. Pueden denunciarte por daño reputacional.
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Empezar gratis →7. Conclusión
Cobrar a un cliente moroso no es agradable, pero con un protocolo claro es mucho más eficaz. La mayoría de impagos se resuelven con recordatorios escalonados, y solo unos pocos acaban en juicio.
Lo más importante es prevenir: contrato, anticipo, condiciones claras y una factura profesional. Si el impago ya está ahí, actúa rápido, por escrito y sin miedo.
¿Tienes dudas sobre tu situación fiscal concreta? Consulta siempre con un asesor fiscal. Esta guía es informativa y no sustituye el consejo profesional.